Аўдыт дакументацыі аўташколы

Перад праверкай інспектар просіць папку дакументаў. Ліцэнзія, заключэнне ГИБДД, праграмы, дамовы на машыны і памяшканні, згоды на апрацоўку даных, журналы. Спіс доўгі, і нешта абавязкова губляецца: пратэрмінаваная дыягнастычная карта, пасведчанне аб дадатковых педалях, не пададзенае апавяшчэнне ў Роскомнадзор.

Аўдыт дакументацыі збірае ўвесь пералік у адным месцы і лічыць працэнт гатоўнасці. Адкрыйце ў меню Отчёты → Аудит документов. Або націсніце плітку «Аудит документации» на старонцы «Отчёты».

Функцыя ёсць на тарыфе «Стандарт» і вышэй. Бачаць яе дырэктар і супрацоўнікі з адкрытым раздзелам «Документы и комплаенс» у Настройки → Права ролей.

Што на старонцы

Зверху чатыры лічбы:

• Готовность (гатоўнасць) — працэнт і колькі дакументаў у парадку;
• В порядке (у парадку);
• Истекают (заканчваюцца) — у бліжэйшыя 30 дзён;
• Нет / частично — што засталося загрузіць.

Ніжэй — карткі па катэгорыях: ліцэнзія і рэгістрацыя, памяшканні і аўтадром, праграмы і навучальны працэс, дакументы на транспарт, дакументы персаналу, персанальныя даныя (152-ФЗ), журналы і ўлік, дакументы па навучэнцах. У загалоўку карткі — колькі пунктаў закрыта, напрыклад «5 / 7».

У кожнага пункта статус: В порядке, Истекает, Просрочен, Частично або Нет. У пустога пункта пад назвай — норма, па якой дакумент патрэбны. Неабавязковыя пазначаны словам «рекомендуется».

Што Drivli лічыць сам

Частка пунктаў збіраецца з картак: ліцэнзія з рэквізітаў, ОСАГО і ТО машын, медсправы інструктараў. Загружаць іх паўторна не трэба. Пад такім пунктам подпіс накшталт «авто из карточек · 9 из 9».

Калі такі пункт не закрыты, кнопка «Добавить» вядзе ў патрэбны раздзел — «Автомобили», «Инструкторы» або Настройки → Реквизиты. Тэрмін правіцца ў картцы, рэестр падхопіць яго сам.

Як дадаць дакумент

1. Ля патрэбнага пункта націсніце «Добавить».
2. Адкрыецца акно «Добавить документ: <название пункта>». Для дакументаў на машыну або інструктара спачатку выберыце ў спісе «Авто» або «Инструктор». Так Drivli палічыць пакрыццё па ўсім парку і штаце.
3. Запоўніце, што ведаеце: «Номер / серия», «Действует до» (поле ёсць у дакументаў з тэрмінам), «Ответственный» — ПІБ або пасада.
4. У блок «Скан» перацягніце файл або выберыце яго: PDF, JPG або PNG да 5 МБ.
5. Націсніце «Сохранить».

Скан неабавязковы. Без файла дакумент улічыцца як папяровая копія.

Загружаныя дакументы відаць пад пунктам па спасылцы «Документы: 2 ▾». Там скан можна адкрыць або выдаліць крыжыкам. Drivli перапытае: выдалены скан не аднавіць.

Распазнаванне сканаў

Скан разбіраецца проста на серверы Drivli. У знешнія сэрвісы нічога не сыходзіць — даныя вучняў і супрацоўнікаў застаюцца ў нас, як патрабуе 152-ФЗ.

Drivli шукае ў скане тып дакумента, нумар і дату заканчэння. Нумар падставіцца сам, калі поле «Номер / серия» вы пакінулі пустым.

З датай асцярожней. Памылка ў адной лічбе года зрабіла б пратэрмінаваны дакумент дзеючым, таму Drivli яе сам не ставіць. Пад пунктам з’явіцца радок «OCR: дата 12.03.2027 подтвердить». Зверце са сканам і націсніце «подтвердить».

Тэрміны і напаміны

Дакумент з тэрмінам атрымлівае статус «Истекает» за 30 дзён да заканчэння і «Просрочен» — пасля. Па панядзелках дырэктар атрымлівае ліст: чаго няма ў рэестры, што пратэрмінавана, што хутка скончыцца.

Пра ОСАГО, ТО і медсправы лісты прыходзяць асобна — за 30, 14, 7 і 1 дзень і ў дзень заканчэння.

Рэестр адным файлам

Кнопка «Скачать реестр PDF» уверсе старонкі збірае ўсю папку ў адзін дакумент: пункт, статус, тэрмін. Раздрукуйце і пакладзіце побач з арыгіналамі перад візітам інспектара.

Спытаць у Drivli AI

Старонку можна не адкрываць. Націсніце кнопку Drivli AI у правым ніжнім куце і спытайце «каких документов не хватает». Адкажа працэнтам гатоўнасці і спісам прабелаў.

Праверка даных — тэлефонаў, медсправак, катэгорый парку — жыве ў іншым месцы: чэк-ліст гатоўнасці да праверкі.