Як перанесці ўлік аўташколы з Excel і не спыніць працу

Школа, якая гадамі вяла ўлік у Excel, баіцца пераезду больш, чым самой праграмы. «Спынімся на тыдзень», «усё пераблытаем», «адміністратар не разбярэцца». Зразумелы страх: у табліцы жывуць вучні, аплаты і расклад, і ўсё гэта нельга паставіць на паўзу.

Пераезд можна зрабіць за адзін вечар і тыдзень спакойнай праверкі. Ніжэй парадак, які працуе.

Што пераносіць, а што не

Не пераносіце ўсё. Пераносіце тое, з чым працуеце проста цяпер:

• вучні, якія вучацца, — тэорыя, практыка, чакаюць экзамену;
• дамовы з рэшткай — хто колькі вінен;
• расклад на бліжэйшыя два тыдні;
• інструктары, машыны, групы — даведнікі, без якіх не паставіць занятак.

Выпускнікоў мінулых гадоў можна загрузіць потым, асобным файлам, калі ўсё запрацуе. Або не загружаць наогул, калі па іх ужо ўсё здадзена ў ФИС ФРДО: для штодзённай працы яны не патрэбныя.

Крок 1. Прывядзіце табліцу ў парадак

Паўгадзіны, якія зэканомяць вечар. Адзін радок — адзін вучань. Адна калонка — адно поле: ПІБ, тэлефон, дата нараджэння, катэгорыя, група. Без аб'яднаных клетак і без «гл. вышэй».

Тэлефоны пакіньце як ёсць: «8 (912) 111-22-33» і «+79121112233» нармальная праграма зразумее як адзін нумар. Выдаліце пустыя радкі і выніковыя сумы ўнізе.

Крок 2. Даведнікі

Завядзіце ўручную тое, чаго няшмат: інструктараў, машыны, групы. Гэта 10–15 хвілін. Назвы груп запішыце так жа, як у вашай табліцы, — тады вучні пры загрузцы самі трапяць у патрэбную групу.

Крок 3. Вучні — адным файлам

Загрузіце табліцу. Добры імпарт сам супаставіць калонкі з палямі, пакажа, колькі вучняў новых, колькі ўжо ёсць і дзе памылкі, і толькі потым захавае. Глядзіце на памылкі: 31.02 у даце нараджэння або «ВС» у катэгорыі лепш паправіць адразу ў файле.

Калі ў вас ёсць калонкі, якіх няма ў праграме, — «Откуда узнали», «Номер шкафчика», «Скидка», — іх можна завесці як свае палі проста пры загрузцы.

Крок 4. Дамовы і рэшткі

Тут без спешкі. Па кожным, хто вучыцца, — дамова на поўную суму і ўжо ўнесеныя аплаты. Калі ў вучня растэрміноўка, адразу задайце графік: даты і сумы. Гэта тая частка, дзеля якой звычайна і пераязджаюць: даўгі нарэшце відаць.

Крок 5. Тыдзень паралельна

Першы тыдзень вядзіце расклад у новай сістэме, а табліцу не выдаляйце. Звярайце ў канцы дня: заняткі, аплаты, адмены. Звычайна да трэцяга-чацвёртага дня адміністратар перастае адкрываць Excel сам — проста таму што ў сістэме хутчэй.

Тыповыя памылкі

• Пераязджаць у сярэдзіне месяца з зарплатай. Лепш пачаць з першага ліку: зарплата інструктараў за мінулы месяц лічыцца па старой табліцы, за новы — ужо ў сістэме.
• Загружаць «усё за пяць гадоў». Тысяча выпускнікоў у спісе замінае працаваць і нічога не дае.
• Рабіць пераезд аднаму чалавеку ў выхадныя. Пакажыце сістэму інструктарам да старту. Ім дастаткова свайго кабінета ў тэлефоне.

Як гэта зроблена ў Drivli

Імпарт вучняў з Excel або CSV — чатыры крокі: файл, калонкі, праверка, загрузка. Drivli сам пазнае большасць калонак, шукае дублі па тэлефоне і загадзя паказвае, што будзе з кожным радком. Падрабязна — у даведцы Імпарт вучняў. З чаго пачаць у першы дзень — хуткі старт.

Калі не хочацца рабіць самім — дашліце табліцу, загрузім яе за вас.

Коратка

• Пераносіце толькі тых, з кім працуеце цяпер.
• Парадак: табліца → даведнікі → вучні → дамовы → тыдзень паралельна.
• Пачынайце з першага ліку месяца.
• Excel не выдаляйце, пакуль не скончыцца тыдзень зверкі.