Автомектеп есебін Excel-ден қалай көшіру керек және жұмысты тоқтатпау

Жылдар бойы есепті Excel-де жүргізген мектеп бағдарламаның өзінен гөрі көшуден көбірек қорқады. «Бір аптаға тоқтап қаламыз», «бәрін шатастырамыз», «әкімші түсінбейді». Түсінікті қорқыныш: кестеде оқушылар, төлемдер мен сабақ кестесі тұр, мұның бәрін кідіртіп қоюға болмайды.

Көшуді бір кеште және бір апта сабырлы тексерумен жасауға болады. Төменде жұмыс істейтін рет.

Нені көшіру керек, нені — жоқ

Бәрін көшірмеңіз. Дәл қазір жұмыс істеп жатқаныңызды көшіріңіз:

• оқып жүрген оқушылар — теория, практика, емтихан күтіп жүргендер;
• қалдығы бар шарттар — кім қанша қарыз;
• алдағы екі аптаның сабақ кестесі;
• нұсқаушылар, көліктер, топтар — оларсыз сабақ қоюға болмайтын анықтамалықтар.

Өткен жылдардың түлектерін кейін, бәрі жұмыс істей бастағанда, бөлек файлмен жүктеуге болады. Не мүлдем жүктемеуге болады, егер олар бойынша ФИС ФРДО-ға бәрі тапсырылып қойса: күнделікті жұмысқа олар керек емес.

1-қадам. Кестені ретке келтіріңіз

Бір кешті үнемдейтін жарты сағат. Бір жол — бір оқушы. Бір баған — бір өріс: аты-жөні, телефон, туған күні, санат, топ. Біріктірілген ұяшықтарсыз және «жоғарыны қараңыз»-сыз.

Телефондарды сол күйінде қалдырыңыз: «8 (912) 111-22-33» мен «+79121112233»-ті қалыпты бағдарлама бір нөмір деп түсінеді. Бос жолдар мен төмендегі қорытынды сомаларды өшіріңіз.

2-қадам. Анықтамалықтар

Саны аз нәрсені қолмен енгізіңіз: нұсқаушыларды, көліктерді, топтарды. Бұл 10–15 минут. Топ атауларын кестеңіздегідей жазыңыз — сонда оқушылар жүктеу кезінде керекті топқа өздері түседі.

3-қадам. Оқушылар — бір файлмен

Кестені жүктеңіз. Жақсы импорт бағандарды өрістермен өзі сәйкестендіреді, қанша оқушы жаңа, қаншасы бұрыннан бар және қателер қайда екенін көрсетеді, содан кейін ғана сақтайды. Қателерге қараңыз: туған күндегі 31.02 немесе санаттағы «ВС» — бірден файлда түзеткен дұрыс.

Егер сізде бағдарламада жоқ бағандар болса — «Қайдан білді», «Шкаф нөмірі», «Жеңілдік», — оларды жүктеу кезінде тікелей өз өрістеріңіз ретінде қосуға болады.

4-қадам. Шарттар мен қалдықтар

Мұнда асықпаңыз. Әр оқып жүрген оқушыға — толық сомаға шарт және енгізіліп қойған төлемдер. Оқушы бөліп төлесе, кестені бірден беріңіз: күндер мен сомалар. Әдетте осы бөлік үшін көшеді: қарыздар ақыры көрінеді.

5-қадам. Бір апта қатарлас

Бірінші аптада сабақ кестесін жаңа жүйеде жүргізіңіз, ал Excel-кестені өшірмеңіз. Күн соңында салыстырыңыз: сабақтар, төлемдер, бас тартулар. Әдетте үшінші-төртінші күнге қарай әкімші Excel-ді өзі ашуды қояды — жай жүйеде жылдамырақ болғандықтан.

Типтік қателер

• Жалақы есептелетін айдың ортасында көшу. Айдың бірінші күнінен бастаған дұрыс: нұсқаушылардың өткен айдағы жалақысы ескі кесте бойынша, жаңа айдікі — жүйеде есептеледі.
• «Бес жылдағының бәрін» жүктеу. Тізімдегі мың түлек жұмысқа кедергі келтіреді де, ештеңе бермейді.
• Көшуді демалыс күндері бір адамға жасату. Жүйені іске қосудан бұрын нұсқаушыларға көрсетіңіз. Оларға телефондағы өз кабинеті жеткілікті.

Drivli-де бұл қалай жасалған

Excel немесе CSV-ден оқушыларды импорттау — төрт қадам: файл, бағандар, тексеру, жүктеу. Drivli бағандардың көбін өзі таниды, телефон бойынша қайталанғандарды іздейді және әр жолмен не болатынын алдын ала көрсетеді. Толығырақ — Оқушыларды импорттау анықтамасында. Бірінші күні неден бастау керек — жылдам бастау.

Өзіңіз жасағыңыз келмесе — кестені жіберіңіз, оны сіз үшін жүктеп береміз.

Қысқаша

• Тек қазір жұмыс істеп жүргендеріңізді көшіріңіз.
• Реті: кесте → анықтамалықтар → оқушылар → шарттар → бір апта қатарлас.
• Айдың бірінші күнінен бастаңыз.
• Салыстыру аптасы аяқталмайынша Excel-ді өшірмеңіз.