Аудит документации автошколы

Перед проверкой инспектор просит папку документов. Лицензия, заключение ГИБДД, программы, договоры на машины и помещения, согласия на обработку данных, журналы. Список длинный, и что-нибудь обязательно теряется: просроченная диагностическая карта, свидетельство о доп. педалях, не поданное уведомление в Роскомнадзор.

Аудит документации собирает весь перечень в одном месте и считает процент готовности. Откройте в меню Отчёты → Аудит документов. Или нажмите плитку «Аудит документации» на странице «Отчёты».

Функция есть на тарифе «Стандарт» и выше. Видят её директор и сотрудники с открытым разделом «Документы и комплаенс» в Настройки → Права ролей.

Что на странице

Сверху четыре цифры:

• Готовность — процент и сколько документов в порядке;
• В порядке;
• Истекают — в ближайшие 30 дней;
• Нет / частично — что осталось загрузить.

Ниже — карточки по категориям: лицензия и регистрация, помещения и автодром, программы и учебный процесс, документы на транспорт, документы персонала, персональные данные (152-ФЗ), журналы и учёт, документы по обучающимся. В заголовке карточки — сколько пунктов закрыто, например «5 / 7».

У каждого пункта статус: В порядке, Истекает, Просрочен, Частично или Нет. У пустого пункта под названием — норма, по которой документ нужен. Необязательные помечены словом «рекомендуется».

Что Drivli считает сам

Часть пунктов собирается из карточек: лицензия из реквизитов, ОСАГО и ТО машин, медсправки инструкторов. Загружать их повторно не нужно. Под таким пунктом подпись вроде «авто из карточек · 9 из 9».

Если такой пункт не закрыт, кнопка «Добавить» ведёт в нужный раздел — «Автомобили», «Инструкторы» или Настройки → Реквизиты. Срок правится в карточке, реестр подхватит его сам.

Как добавить документ

1. У нужного пункта нажмите «Добавить».
2. Откроется окно «Добавить документ: <название пункта>». Для документов на машину или инструктора сначала выберите в списке «Авто» или «Инструктор». Так Drivli посчитает покрытие по всему парку и штату.
3. Заполните, что знаете: «Номер / серия», «Действует до» (поле есть у документов со сроком), «Ответственный» — ФИО или должность.
4. В блок «Скан» перетащите файл или выберите его: PDF, JPG или PNG до 5 МБ.
5. Нажмите «Сохранить».

Скан необязателен. Без файла документ учтётся как бумажная копия.

Загруженные документы видны под пунктом по ссылке «Документы: 2 ▾». Там скан можно открыть или удалить крестиком. Drivli переспросит: удалённый скан не восстановить.

Распознавание сканов

Скан разбирается прямо на сервере Drivli. Во внешние сервисы ничего не уходит — данные учеников и сотрудников остаются у нас, как требует 152-ФЗ.

Drivli ищет в скане тип документа, номер и дату окончания. Номер подставится сам, если поле «Номер / серия» вы оставили пустым.

С датой осторожнее. Ошибка в одной цифре года сделала бы просроченный документ действующим, поэтому Drivli её сам не ставит. Под пунктом появится строка «OCR: дата 12.03.2027 подтвердить». Сверьте со сканом и нажмите «подтвердить».

Сроки и напоминания

Документ со сроком получает статус «Истекает» за 30 дней до окончания и «Просрочен» — после. По понедельникам директор получает письмо: чего нет в реестре, что просрочено, что скоро истечёт.

Про ОСАГО, ТО и медсправки письма приходят отдельно — за 30, 14, 7 и 1 день и в день окончания.

Реестр одним файлом

Кнопка «Скачать реестр PDF» вверху страницы собирает всю папку в один документ: пункт, статус, срок. Распечатайте и положите рядом с оригиналами перед визитом инспектора.

Спросить у Drivli AI

Страницу можно не открывать. Нажмите кнопку Drivli AI в правом нижнем углу и спросите «каких документов не хватает». Ответит процентом готовности и списком пробелов.

Проверка данных — телефонов, медсправок, категорий парка — живёт в другом месте: чек-лист готовности к проверке.