Как перенести учёт автошколы из Excel и не остановить работу

Школа, которая годами вела учёт в Excel, боится переезда больше, чем самой программы. «Остановимся на неделю», «всё перепутаем», «администратор не разберётся». Понятный страх: в таблице живут ученики, оплаты и расписание, и всё это нельзя поставить на паузу.

Переезд можно сделать за один вечер и неделю спокойной проверки. Ниже порядок, который работает.

Что переносить, а что нет

Не переносите всё. Переносите то, с чем работаете прямо сейчас:

• ученики, которые учатся, — теория, практика, ждут экзамена;
• договоры с остатком — кто сколько должен;
• расписание на ближайшие две недели;
• инструкторы, машины, группы — справочники, без которых не поставить занятие.

Выпускников прошлых лет можно загрузить потом, отдельным файлом, когда всё заработает. Или не загружать вовсе, если по ним уже всё сдано в ФИС ФРДО: для ежедневной работы они не нужны.

Шаг 1. Приведите таблицу в порядок

Полчаса, которые сэкономят вечер. Одна строка — один ученик. Одна колонка — одно поле: ФИО, телефон, дата рождения, категория, группа. Без объединённых ячеек и без «см. выше».

Телефоны оставьте как есть: «8 (912) 111-22-33» и «+79121112233» нормальная программа поймёт как один номер. Удалите пустые строки и итоговые суммы внизу.

Шаг 2. Справочники

Заведите вручную то, чего немного: инструкторов, машины, группы. Это 10–15 минут. Названия групп запишите так же, как в вашей таблице, — тогда ученики при загрузке сами попадут в нужную группу.

Шаг 3. Ученики — одним файлом

Загрузите таблицу. Хороший импорт сам сопоставит колонки с полями, покажет, сколько учеников новых, сколько уже есть и где ошибки, и только потом сохранит. Смотрите на ошибки: 31.02 в дате рождения или «ВС» в категории лучше поправить сразу в файле.

Если у вас есть колонки, которых нет в программе, — «Откуда узнали», «Номер шкафчика», «Скидка», — их можно завести как свои поля прямо при загрузке.

Шаг 4. Договоры и остатки

Тут без спешки. По каждому учащемуся — договор на полную сумму и уже внесённые оплаты. Если у ученика рассрочка, сразу задайте график: даты и суммы. Это та часть, ради которой обычно и переезжают: долги наконец видно.

Шаг 5. Неделя параллельно

Первую неделю ведите расписание в новой системе, а таблицу не удаляйте. Сверяйте в конце дня: занятия, оплаты, отмены. Обычно к третьему-четвёртому дню администратор перестаёт открывать Excel сам — просто потому что в системе быстрее.

Типичные ошибки

• Переезжать в середине месяца с зарплатой. Лучше начать с первого числа: зарплата инструкторов за прошлый месяц считается по старой таблице, за новый — уже в системе.
• Загружать «всё за пять лет». Тысяча выпускников в списке мешает работать и ничего не даёт.
• Делать переезд одному человеку в выходные. Покажите систему инструкторам до старта. Им достаточно своего кабинета в телефоне.

Как это сделано в Drivli

Импорт учеников из Excel или CSV — четыре шага: файл, колонки, проверка, загрузка. Drivli сам узнаёт большинство колонок, ищет дубли по телефону и заранее показывает, что будет с каждой строкой. Подробно — в справке Импорт учеников. С чего начать в первый день — быстрый старт.

Если не хочется делать самим — пришлите таблицу, загрузим её за вас.

Коротко

• Переносите только тех, с кем работаете сейчас.
• Порядок: таблица → справочники → ученики → договоры → неделя параллельно.
• Начинайте с первого числа месяца.
• Excel не удаляйте, пока не закончится неделя сверки.